ProzessWERK24
Abläufe klar, Vorgänge im Blick.
Beschreiben Sie wiederkehrende Abläufe einmal als Schritte mit Zuständigkeiten – ProzessWERK24 zeichnet daraus das Ablaufdiagramm, führt jeden einzelnen Fall durch die Schritte und zeigt später, wo es hakt. Läuft auf Ihrem eigenen Webspace, ohne Datenbank.
Preis auf Anfrage. Die Live-Demo läuft mit erfundenen Beispieldaten; Demo-Zugänge vergeben wir auf Anfrage.
Vom Ablauf zum erledigten Fall – in vier Stationen
- 1Prozess beschreiben
Schritte, Zuständigkeit (Bereich, Person oder mehrere Personen), Soll-Dauer und Checkliste. Entscheidungen verzweigen den Ablauf. Am schnellsten aus einer von 49 Vorlagen.
- 2Vorgang starten
Jeder konkrete Fall – eine Rechnung, ein Antrag, eine Lieferung – wird ein Vorgang mit Nummer, Frist und Dringlichkeit.
- 3Schritt für Schritt
Zuständige übernehmen, haken Punkte ab, legen Teilaufgaben an und geben weiter. Alle Beteiligten sehen, wo der Fall gerade steht.
- 4Auswerten, verbessern
Durchlaufzeit, Termintreue und Engpass je Schritt. Daraus werden Verbesserungen mit Verantwortlichen und Fälligkeit.
Das Ablaufdiagramm
Wer macht was – auf einen Blick
Aus den Schritten entsteht automatisch ein Diagramm mit einer Spalte je Zuständigkeit. Rauten zeigen Entscheidungen, gestrichelte Rahmen Wartezeiten, gestrichelte Linien Rücksprünge. Beim Bearbeiten wächst das Diagramm direkt neben dem Formular mit.
- Klick auf einen Schritt springt zu seiner Beschreibung
- Als SVG speichern oder drucken
- Versionen mit Zeit, Person und Notiz
- Prüfhinweise, etwa wenn eine Soll-Dauer fehlt
Im Alltag
Jeder Fall weiß, wo er steht
Die Übersicht zeigt jeder Person ihre Aufgaben als Zeitstrahl – Überfälliges zuerst. Im Vorgang steht der aktuelle Schritt oben, darunter Beteiligte, Diagramm mit markiertem Schritt, Verlauf und Kommentare.
- Mehrere Zuständige und Beteiligte je Vorgang
- Teilaufgaben mit Person und Fälligkeit
- Vorschläge („Person hinzuziehen“), die die Leitung annimmt oder ablehnt
- Zurückgeben mit Notiz, Abbrechen mit Grund
- Export der Vorgänge eines Prozesses als CSV
Für wen
Überall, wo Abläufe sich wiederholen
49 Vorlagen helfen beim Start. Sie lassen sich übernehmen und frei anpassen:
- Personal 6
- Schule 7
- Kommune 7
- Finanzen 4
- Einkauf & Lager 3
- Handwerk 3
- IT & Datenschutz 3
- Qualität 3
- Kita 3
- Verein 3
- Veranstaltungen 3
- Vertrieb & Kunden 2
- Handel 1
- Gastronomie 1
Fünf Funktionen, klare Rechte
| Funktion | Ansehen | Vorgänge bearbeiten | Prozesse gestalten, auswerten | Personen zuweisen | Konten, Sicherung |
|---|---|---|---|---|---|
| Administration | ja | ja | ja | ja | ja |
| Leitung | ja | ja | ja | ja | – |
| Prozessverantwortung | ja | ja | ja | – | – |
| Mitarbeit | ja | ja | – | – | – |
| Nur lesen | ja | – | – | – | – |
Der Server prüft die Funktion bei jedem Aufruf.
Installation
Auf Ihrem Webspace, ohne Datenbank
- Paket einspielenSie erhalten ein Paket für Ihren Webspace. Voraussetzung: PHP 8.2 oder neuer, keine Datenbank, kein Zusatzprogramm auf dem Server.
- EinrichtenÜber einen einmaligen Einrichtungslink legen Sie den Namen und das Konto der Administration an.
- Konten vergebenDie Administration legt Zugänge mit Funktion an, setzt Passwörter zurück und sperrt Konten.
- LoslegenErsten Prozess aus einer Vorlage übernehmen, anpassen, auf „Aktiv“ stellen – und Vorgänge starten. Spätere Updates spielt die Administration in der Verwaltung ein.
Datenschutz und Sicherheit
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
- Die App läuft auf Ihrem Server. WirkAPP24 betreibt sie nicht und sieht keine Daten.
- Die Daten liegen als Dateien in einem Ordner neben dem Web-Ordner und sind über das Internet nicht erreichbar.
- Schutz gegen Rateversuche bei der Anmeldung, Formulare gegen Fremdzugriffe gesichert, strenge Regeln für Skripte im Browser.
- Sicherung aller Daten als eine Datei zum Herunterladen und Wiederherstellen.
- Anmeldung auf Wunsch mit Passkey, Sicherheitsprotokoll und Übersicht der aktiven Sitzungen.
- Hell und dunkel, per Tastatur bedienbar, am Computer und auf dem Handy ohne seitliches Scrollen.
Neu in Version 1.2
Sicher betreiben, bequem aktualisieren
ProzessWERK24 prüft den eigenen Webspace mit: Eine Sicherheitsseite zeigt der Administration, was in Ordnung ist und wo Handlungsbedarf besteht. Updates kommen signiert und werden in der Verwaltung eingespielt – ohne Dateien per FTP auszutauschen.
- SicherheitsseiteDie Administration sieht auf einen Blick, ob die PHP-Version bekannte Lücken hat, ob wichtige Servereinstellungen stimmen und ob geschützte Ordner von außen wirklich unerreichbar sind – mit konkreten Hinweisen, was zu tun ist.
- PasskeysAnmelden per Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Geräte-PIN. Passkeys kommen zum Passwort hinzu; der Schutz gegen Rateversuche gilt weiter.
- Sitzungen und SicherheitsprotokollAktive Sitzungen mit Gerät sehen und andere Geräte abmelden. Das Protokoll hält Anmeldungen, Fehlversuche sowie Änderungen an Konten und Einstellungen fest (die letzten 1.000 Einträge, IP-Adressen gekürzt). Auf Wunsch geht eine Mail an die Leitung, wenn sich jemand von einem neuen Gerät anmeldet.
- WartungsmodusEin Schalter genügt: Alle außer der Administration sehen eine ruhige Wartungsseite, etwa während eines Updates. Die Administration arbeitet normal weiter.
- Signierte UpdatesUpdates spielt die Administration direkt in der Verwaltung ein. Angenommen werden nur Pakete mit gültiger Signatur. Vorher entsteht eine Sicherung, danach prüft sich die App selbst und kehrt bei einem Fehler automatisch zum alten Stand zurück. Ihre Daten bleiben unberührt.
- Als App installierenAuf Handy, Tablet oder Computer zum Startbildschirm hinzufügen und wie eine eigene App öffnen – ohne App-Store.
- Push-MitteilungenAuf Wunsch meldet sich ProzessWERK24 per Push-Mitteilung, wenn ein Vorschlag auf Ihre Entscheidung wartet. Jede Person schaltet Mitteilungen für ihr Gerät selbst ein.
Passkeys, Mitteilungen und die Installation als App setzen eine Adresse mit HTTPS voraus. Für Updates braucht der Webspace die PHP-Erweiterungen zip und sodium, für Mitteilungen ausgehende Verbindungen; auf iPhone und iPad kommen Mitteilungen nur in der installierten App an. Was vorhanden ist, zeigt die Sicherheitsseite.
Möchten Sie ProzessWERK24 ausprobieren?
Schreiben Sie uns, wofür Sie die App einsetzen möchten. Wir richten Ihnen einen Demo-Zugang mit erfundenen Daten ein und nennen Ihnen den Preis.
Gut zu wissen
ProzessWERK24 ist ein Werkzeug zum Beschreiben und Begleiten von Abläufen. Es ersetzt keine Fachsoftware für Buchhaltung, Personal oder Akten und versendet keine E-Mails – außer auf Wunsch einem Hinweis an die Leitung, wenn sich jemand von einem neuen Gerät anmeldet. Verantwortlich für die Daten in Ihrer Installation ist Ihre Stelle; bitte klären Sie den Einsatz bei Bedarf mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Keine Werbung, keine Analyse-Dienste.